Dienstplan

Das generelle Arbeiten mit dem Dienstplan gestaltet sich durch die Hinterlegung der Schichtprogramme innerhalb des Hauptbereichs der Maske. Durch die Eingabe der Schichtprogramm- Kürzel  in die Zellen wird das Schichtprogramm festgelegt (Beispiel: FH1 für Frühschicht 6:00-14:00). Das Schichtprogramm wird einfach in der Zelle überschrieben. Der Rahmenplan der Mitarbeiter, die möglichen Schichtprogramme und Fehlzeitgründe werden zentral in der Zeiterfassung verwaltet. Als Sofort-Hilfe dienen die Schaltflächen Legende Schichtprogramm und Legende Fehlzeitgrund. Eine Übersichtsmaske wird aufgerufen und erklärt die Kürzel und deren Zuordnung zu den Schichtprogrammen bzw. den Fehlzeitgründen. Im Expertenmodus (siehe Einstellungen Farben) ist ausschließlich die direkte Eingabe der Kürzel in die Zellen möglich. Im Nicht-Expertenmodus wird bei einem Doppelklick in die Zelle eine Auswahlliste (mit Filtermöglichkeit) aufgerufen. Durch die Auswahl im Untermenü wird das Kürzel in die Zelle übernommen. Die Planung kann im Planungsbereich in vielen Zellen parallel durchgeführt werden. Erst nach dem Plan Speichern werden die Daten im System hinterlegt. Wenn eine Planung unterbrochen wird ohne Speicherung sind alle Änderungen seit dem letzten Speichern verloren.

Für die Planung können gewisse Richtwerte zu Rate gezogen werden: in beliebig einstellbaren Spalten können z.B. das aktuelles Arbeitszeitkonto, die geplanten Wochenarbeitsstunden, der offene Urlaub oder Qualifikation angezeigt werden. Zusätzlich zur Einstellung der Spalten können auch Zeilen ein- und ausgeblendet werden. Es gibt die Zeile Einsatzstunden, die eine sofortige Anzeige der sich berechnenden Einsatzstunden an diesem Tag anzeigt.

Zur Erleichterung der Eingabe von Abschnitten im Planungsbereich, können mehrere Zellen ausgewählt werden durch das gleichzeitige drücken von Strg + C. Durch Strg + V kann die Folge von Schichtprogrammen an einer beliebigen Stelle wieder eingefügt werden. Diese Tastenkombinationen sind die Standard-Kombinationen für Kopieren und Einfügen in der Microsoft- / Windows-Welt.

Im unteren Teil des Planungsbereichs werden Summenzeilen des gewählten Personen-Filter (z.B. Abteilung) angezeigt. Diese Summen umfassen die Anzahl der Mitarbeiter Personen in den Früh- /Spät- / und Nachtschichten. Des Weiteren werden Summen zu qualifizierten Mitarbeitern angezeigt. Die Einordnung, ob ein Mitarbeiter ein qualifizierter Mitarbeiter ist, wird im Personalstamm hinterlegt.

Bei der Planung werden sofort nach einer Aktualisierung im Planungsbereich (z.B. Schichtprogramm-Eingabe) die Einsatzstunden, die Summen der verfügbaren Einsatzstunden des gewählten Personen-Filter (z.B. Abteilung) und die Summen der sich ergebenen Früh- /Spät- / und Nachtschichten mitaktualisiert. Jede Eingabe erzeugt somit eine sofortige Aktualisierung anderer Werte.

Diverse Einstellungen ermöglichen eine benutzerdefinierte Gestaltung der Oberfläche: Personen-Filter, Zeilen- / Spalten-Auswahl, Sortierung / Vorlagen erlauben eine Anpassung der angezeigten Daten.

Durch Plan speichern wird der Plan persistiert. Durch Plan freigeben wird der Dienstplan als abgeschlossen (für einen geplanten Monat) gekennzeichnet und im System hinterlegt. Der Dienstplan kann über Aushang drucken für die Mitarbeiter der Abteilung oder für die Abteilungsleitung in verschiedenen Ausprägungen ausgedruckt werden.

Der Dienstplan kann über verschiedene Zeitintervalle angezeigt und bearbeitet werden. Ein Wochenplan (Vorwoche, aktuelle Woche und nächste Woche) kann bearbeitet werden. Verschiedene Monatspläne sind auswählbar. Der Monatsplan kann für eine Abteilung freigegeben werden. Andere Zeitintervalle können bearbeitet werden aber nicht freigegeben werden. Die Einstellung aktueller Monat (erweitert) zeigt den aktuellen Monat mit einer Woche davor und einer Woche danach an.

Es können verschiedene Organisationsstrukturen zur Verdichtung der angezeigten Mitarbeiter im Dienstplan vorgenommen werden. Die Personengruppe, die Abteilung und der Bereich können als Filter-Kriterium ausgewählt werden. Durch die Schaltflächen Alle markieren, Markierungen invertieren und Markierungen löschen können die Filter entsprechend angepasst werden. Durch das Klicken in die Auswahlboxen neben den Auswahlelementen können die Filter eingegeben werden und durch Speichern und Aktualisieren auf den Dienstplan angewandt werden.

Im Dienstplan können pro Mitarbeiter mehrere Zeilen zur Eingabe ausgewählt werden:

• Schichtprogramm: das Schichtprogramm für den betrachteten Tag des Mitarbeiters wird angezeigt und kann editiert werden. Beispiel: FH1 Frühschicht 6:00-14:00. Im Expertenmodus ist die Eingabe des Kürzels des Schichtprogramms erlaubt. Das Schichtprogramm kann über die Schaltfläche Legende Schichtprogramm nachgeschlagen werden.
• Fehlzeitgründe: der Fehlzeitgrund für den betrachteten Tag des Mitarbeiters wird angezeigt und kann editiert werden. Beispiel: URL Jahresurlaub. Beim Expertenmodus ist die Eingabe des Kürzels des Fehlzeitgrunds erlaubt. Der Fehlzeitgrund kann über die Schaltfläche Legende Fehlzeitgrund nachgeschlagen werden.
• Einsatzstunden: die tägliche Sollzeit des Schichtprogramms werden berechnet. Falls z.B. ein Fehlzeitgrund für den Tag eingetragen wurde, werden die Einsatzstunden auf 0:00 gesetzt.
• Rufbereitschaft: die Rufbereitschaft kann zusätzlich zum Schichtprogramm in dieser Zeile eingegeben werden.
• Arbeitsplatz bei Umbesetzungen („Springer“): falls Mitarbeiter nicht an ihrem Stamm-Arbeitsplatz arbeiten, wird der Einsatzort in dieser Zeile eingetragen.
• Notizen: eine Zeile für Notizen kann zur Eingabe angezeigt werden
• Kombinationszeilen: nur Kürzel für F / S / N für Früh- Spät- und Nachtschicht

Jedes Schichtprogramm wird gemäß dem Schichtbeginn in eine der Schichten: Früh / Spät / Nacht eingeordnet (siehe hierfür Einstellungen Farben). In dieser Zeile wird diese Einordnung dargestellt, nur als Anzeigefeld (kann nicht editiert werden).

• Kombinationszeilen: Schichtprogramm und Fehlzeitgrund (Kompaktdarstellung)

Diese Kompaktdarstellung zeigt die Kombination aus Schichtprogramm und Fehlzeitgrund an. Falls ein Fehlzeitgrund an einem Tag hinterlegt ist, wird dieser Fehlzeitgrund anstatt des Schichtprogramm angezeigt. Beim Editieren ist es somit möglich das Schichtprogramm zu überschreiben und dadurch den Fehlzeitgrund zu hinterlegen.

Der Benutzer erfasst die Daten und kann den Plan im System speichern. Bei der Erfassung der Daten werden die Daten lokal auf dem Rechner vorgehalten. Durch das Betätigen der Schaltfläche Plan Speichern werden die Daten für alle Benutzer im System hinterlegt.

Durch das Betätigen der Schaltfläche Plan freigeben wird der Dienstplan für den Zeitpunkt festgelegt und als „freigegebener Plan“ gekennzeichnet. Der freigegebene Plan erzeugt ein festgeschriebenes Abbild des Dienstplans zum aktuellen Zeitpunkt. Die Freigabe ist nur für eine Abteilung und für einen kompletten Monat möglich. Bei der Freigabe kann ein Kommentar hinterleget werden.

Der Dienstplan kann ausgedruckt werden. Es gibt verschiedene Einstellungen für den Ausdruck.

Es gibt folgende Einstellungen:

• Nur Hauptbereich: der Dienstplan wird ausgedruckt im ausgewählten Zeitrahmen ohne Zusatzspalten (im rechten Bereich hinter dem Planungsintervall).
• Zusätzliche Notizzeilen einfügen: die Anzahl der leeren Zeilen unter jedem Mitarbeiter können angegeben werden. Dies soll die Möglichkeit handschriftlicher Bemerkungen im Aushang ermöglichen.
• Fußnote drucken: die eingestellte Fußnote (siehe Einstellungen) wird ausgedruckt. Die Fußnote ist z.B. für rechtliche Prüfungen (Revision, Inhouse-Prüfungen) relevant: z.B. die Unterschrift des Abteilungsleiters.
• Legende drucken: die Legende erläutert die Abkürzungen für die eingegebenen Schichten und der Fehlzeitgründe.
• Ohne Hintergrundfarben: erlaubt einen Ausdruck ohne farbige Markierung der Schichte und Fehlzeiten. Das Ist sinnvoll bei Monochrom-Druckern um Grau Schattierungen zu vermeiden.

Es wird eine Excel-Datei (.xslx) erzeugt, die eine Weiterverarbeitung der Daten ermöglicht.

Die farbliche Gestaltung des Dienstplans kann über diverse Einstellungen festgelegt werden. Die Markierung der geraden und ungeraden Zeilen können beeinflusst werden. Die Farben für Wochenende und Feiertage können eingestellt werden. Die Kopfzeile (Namen, Schichten) kann fixiert werden damit bei einem vertikalen Scrollen die Kopfzeile weiterhin angezeigt wird. Die farbliche Kennzeichnung der Fehlzeitgründe und Schichtprogramme kann gesteuert werden.

Die Einstellung Expertenmodus ermöglicht eine sofortige Eingabe der Fehlzeitgründe und Schichtprogramme direkt per Kürzel ohne eine Auswahlbox anzuzeigen.

Schichtdefinitionen

Den Kürzeln für F / S / N für Früh- Spät- und Nachtschicht können beliebige Farben zugeordnet werden.

Jedes Schichtprogramm wird gemäß dem Schichtbeginn in eine der Schichten: Früh / Spät / Nacht eingeordnet. Das Zeitintervall für die Zuordnung kann hier eingestellt werden. Beispiel: damit ein Schichtprogramm als Frühschicht angezeigt wird, muss der Schichtbeginn zwischen 0:00 und 10:59 liegen.

Durch die Schaltfläche Standard wiederherstellen werden alle Farben-Einstellungen gelöscht und die Standard-Einstellungen wiederhergestellt. In den Registerkarten Farben der Fehlzeitgründe und Farben der Schichtprogramme werden die Farben zur Anzeige eingestellt.